Los 5 errores mas comunes que comenten los emprendedores

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Alex Núñez, contador auditor y parte del equipo de Grupo Asesor, nos entrega una revisión de los 5 errores más comunes que comenten los emprendedores en materia contable, tributaria y laboral.

A lo largo del tiempo nos hemos dado cuenta de que hay historias que constantemente se repiten, errores y situaciones que una y otra vez se aparecen y que inevitablemente significan importantes pérdidas de tiempo y dinero para los emprendedores. Por lo que es importante tomar estos 5 tips muy importantes.

“Por lejos el error que más veces se repite entre los emprendedores, sucede que al inicio de un negocio es muy común comenzar a trabajar con amigos, familiares o conocidos; y qué dada esta relación de cercanía, al momento de contratar a la persona, se decide no firmar un contrato de trabajo (comúnmente conocido como “trabajar a lo amigo”).

Las razones son variadas:

  1.  Para evitar esa conversación incomoda en la que tenemos que hablar de dinero y de horarios.
  2.  Porque confiamos en esa persona y creemos que no es necesario dejar todo por escrito.
  3. Porque la misma persona nos pide que no le hagamos contrato y que el dinero de los pagos previsionales (imposiciones) se lo entreguemos a él/ella.
  4.  Porque en vez de contrato de trabajo le pedimos a la persona que nos emita una boleta de honorarios, creyendo que eso es lo correcto.

Sea cual sea la razón, el resultado muchas veces es el mismo: una demanda en la inspección del trabajo que termina en que tenemos que pagar las imposiciones de esta persona por todo el tiempo que trabajó con nosotros, pagar un finiquito, vacaciones, indemnizaciones y una multa a la inspección del trabajo; todo lo cual fácilmente llega a sumar cifras de millones de pesos.

Una vez un cliente me dijo la frase: “Todos somos amigos hasta que dejamos de serlo” y es verdad, el que seamos familiares o amigos no significa que no podamos tener diferencias en el futuro, por lo tanto, lo mejor es, sí vamos a trabajar juntos, dejar todo claro y firmado, bajo un contrato de trabajo, con pago de imposiciones, registro de asistencia, pago de horas extras y todo lo que la ley exige.

Existen diferentes tipos de contratos de trabajo: indefinidos, a un plazo fijo, por obra, con horario y sin horario, jornada completa o jornada parcial, entre otros; por lo tanto, es importante asesorarse con un equipo profesional para que además de que exista el contrato, este sea correcto y represente de buena forma lo que ambos acordaron al inicio de la relación de trabajo”.

“La Patente Municipal es una autorización que cada comuna entrega a las empresas para que se pueda realizar una actividad económica dentro de sus límites territoriales.

Existen distintos tipos de patentes, dependiendo del tipo de actividad económica que realizará la empresa, estas son: Patente Comercial, Industrial, Profesional y de Alcoholes.

Cuando se solicita la Patente por primera vez, la Municipalidad considera el lugar físico donde se va a desarrollar la actividad y el cumplimiento de las condiciones estructurales, sanitarias y ambientales exigidas por ley para desarrollar el negocio respectivo.

Es recomendable entonces, para empresas que por primera vez vayan a solicitar patente en un municipio, que como primer paso se acerquen a su Municipalidad a averiguar respecto a los documentos y requisitos necesarios para que su empresa pueda obtener la Patente, ya que para ciertas actividades hay requisitos específicos y cada Municipalidad es autónoma es sus ordenanzas y plazos (por ejemplo, para una empresa que elabore alimentos se solicitará una Autorización Sanitaria, o para una empresa que preste servicios educacionales se solicitará autorización del Ministerio de Educación).

Este trámite siempre debe realizarse antes de arrendar el local o establecimiento y no después, ya que podría pasar que yo invierta en arrendar la propiedad, en instalaciones, muebles, publicidad, etc.; y que luego, al presentar la solicitud de Patente a la Municipalidad esta sea rechazada por no cumplir con los requisitos.

Sí esto sucede habré perdido mi inversión, ya que el lugar en donde hice la instalación no podrá funcionar como empresa (por ejemplo, un motivo de rechazo puede ser que el barrio en donde está la propiedad no permite el desarrollo de ciertas actividades comerciales, por lo tanto, aunque tenga las mejores instalaciones, igualmente no seré autorizado para funcionar allí como empresa)”.

“Sucede qué en la última reforma tributaria, la ley creó distintos regímenes tributarios, es decir, distintas formas en que las empresas y sus dueños pueden calcular su impuesto renta; y además permitió que las empresas puedan escoger el régimen que sea más conveniente para ellas”

 

Lo que corresponde hacer, es que la empresa después de iniciar actividades, se asesore correctamente y escoja el régimen tributario más conveniente para ella.

La ley dice que la empresa tiene dos meses para escoger su régimen tributario después de que inicia actividades, y qué si no lo hace, él sistema le asignará automáticamente un régimen por defecto, el que pudiera no ser el más conveniente para ella y que puede hacer que pagues mucho más dinero en impuestos de lo que podrías pagar con el régimen más conveniente.

Hace un par de semanas conocimos la historia de uno de nuestros clientes, quién sólo por este error terminó pagando más de un millón y medio de pesos en impuestos, siendo que con el régimen más conveniente para su empresa hubiera pagado sólo un poco más de trescientos mil pesos”. 

 

“No entender cómo funciona el impuesto IVA es también un error muy grave que puede incluso hacer quebrar a las empresas, ya que, si no se presupuesta de buena forma, siempre nos faltará dinero para pagar nuestras obligaciones.

 

 

Aquí el tema es simple, supongamos que soy una empresa que vende con IVA y mi venta mensual fue:

  • Venta Neta $ 10.000.000
  • IVA cobrado a los clientes (19%) $ 1.900.000
  • Venta Total o Bruta $ 11.900.000

Lo que tengo que entender aquí es que:

1. A mi banco entraron $ 11.900.000.- pero de ese dinero sólo $ 10.000.000.- son míos, el otro $ 1.900.000.- es dinero que yo cobre al cliente como impuesto y que a final de mes tengo que entregarlo a quien pertenece (al Estado).

2. Yo como empresa debo lograr ser capaz de ganar dinero con los $ 10.000.000.- de venta neta mensual, con ese dinero debo pagar mis costos, mis gastos y generar una utilidad; sí eso no sucede entonces debo revisar en mi modelo de negocio.

3. Sí mi modelo de negocio genera utilidades, entonces el IVA nunca debiese ser un problema, ya que es dinero con el que no cuento y que no necesito, es dinero que sólo me encargo de recaudar y que a final de mes lo deposito a quién corresponde”. 

 

“Finalmente, otro de los errores más comunes entre los emprendedores: comprar sin factura a cambio de un descuento. Este error es muy común y puede siempre sale caro para le empresa.

 

 

Aquí sucede que algunas personas se aprovechan del desconocimiento tributario de los emprendedores y les ofrecen esta alternativa que puede parecer muy atractiva pero que como ahora veremos no es un buen negocio (además de las consecuencias legales que pudiera tener).

Supongamos que tengo que comprar un material o mercaderías por $ 11.900.000.- (IVA incluido) y un proveedor me ofrece lo mismo por $ 9.500.000.- pero sin factura, en principio parece atractivo porque me ahorro casi $ 2.500.000.- pero si hacemos los números podemos ver que comprar con factura para ingresar esa compra en la contabilidad es mucho más conveniente:

  1. De los $ 11.900.000.- que pago al proveedor con factura, hay incluidos $ 1.900.000.- que son impuesto IVA, y que, por lo tanto, luego puedo descontar del IVA recaudado en mis ventas que tengo que pagar al Estado a final de mes.
  2.  De los $ 11.900.000.- que pago al proveedor con factura, hay $ 10.000.000.- que son el costo real de los materiales o mercaderías (ya que los otros $ 1.900.000.- son impuesto IVA) y qué, por lo tanto, al momento de hacer mi balance de final de año, podré restar como un costo al calcular mi utilidad del año. El impuesto renta sobre la utilidad del año es de un 25%, por lo tanto, al tener esa factura y poder restar ese costo en mi balance, mi utilidad será menor en $ 10.000.000.- (si no tengo la factura mi utilidad será $ 10.000.000.- más alta) por lo tanto, al tener la factura me estaré ahorrando el 25% de los $ 10.000.000.-, es decir, ingresar la factura me genera un ahorro de impuestos de $ 2.500.000.
  3.  Sumado el ahorro en IVA y en impuesto Renta, ingresar la factura me genera ahorros por $ 4.400.000.

Por lo tanto, matemáticamente queda demostrado que no es un buen negocio comprar sin factura”.

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